available languages: english Oktober 4, 2017

Kaufmännische Leitung (w/m)

(Elternzeitvertretung)

Democracy Reporting International (DRI) ist eine internationale, gemeinnützige Nichtregierungsorganisation, die sich für politische Teilhabe und demokratische Regierungsführung weltweit einsetzt. DRI’s Sitz ist in Berlin (HQ) und Feldbüros in Pakistan, Myanmar, Sri Lanka, Tunesien, Libanon und Ukraine und arbeitet außerdem mit Partnern in weiteren Ländern. Die Arbeitssprache ist Englisch und im geschäftlichen Bereich regelmäßig auch Deutsch.

DRI sucht zum 1. Januar 2018 im Rahmen einer Mutterschutz- und Elternzeitvertretung eine/n kaufmännische/n Leiter/in. Die Stelle ist zunächst befristet bis zum 31. März 2019.

In dieser Funktion haben Sie die fachliche und disziplinarische Führung über drei Fachkräfte (Personal, Buchhaltung und Verwaltung) und arbeiten eng mit der Leiterin für Projektfinanzen, die mit einem Team von vier Mitarbeitern für das Finanzmanagement der Projekte zuständig ist. Als Teil des Executive Teams (zusammen mit dem Geschäftsführer, dem Programmdirektor und der Leiterin für Projekt-Finanzen) tragen Sie die Verantwortung für:

Finanzmanagement

  • Planung und Monitoring des Unternehmens-Jahresbudgets;
  • Durchführung des Jahresabschlusses in enger Zusammenarbeit mit der externen Buchhaltung;
  • Unterstützung des Wirtschaftsprüfers im Rahmen der Jahresabschlussprüfung;
  • Aktualisierung und Überwachung des Cash-flows;
  • Überwachung der Buchführung und des Zahlungsverkehrs;
  • Regelmäßiger Finanzbericht an den Aufsichtsrat;
  • Ansprechpartner für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, offizielle Institutionen/Ämter, Versicherungsmakler und Bank.

HR-Management

  • Überwachung der Personalsachbearbeitung sowie der Lohnabrechnung (wird vom Steuerberater abgewickelt) für den Sitz;
  • Einhaltung personalrelevanter Gesetze sowohl am Sitz als auch in den Feldbüros;
  • Regelmäßige Besprechungen mit DRI’s Steuerberatern und Rechtsanwälten;
  • Weiterentwicklung der Personalhandbücher (Sitz und Feldbüros);
  • Sicherstellung, dass die HR-relevanten internen Richtlinien eingehalten werden, sowohl am Sitz als auch in den Feldbüros.

Administration und IT

  • IT-Verwaltung: Überwachung der IT Unterstützung, Weiterentwicklung bestehender Prozesse und Systeme (Office 365) unternehmensweit (Sitz und Feldbüros);
  • Datenschutz: Fertigstellung der internen Datenschutz-Richtlinie, die auf die neue EU-Datenschutzverordnung basiert und Sicherstellung, dass diese planmäßig umgesetzt wird (in enger Zusammenarbeit mit dem externen Datenschutzbeauftragten);
  • Weiterentwicklung des Archivierungssystems;
  • Überwachung des Büromanagements.

Ihre Qualifikationen:

  • Sie haben möglichst ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Hochschulstudium;
  • Sie weisen einige Jahre praktische Erfahrung in einer ähnlichen Position auf;
  • Berufserfahrungen im Finanzbereich gemeinnütziger Organisationen ist von Vorteil;
  • Sie haben gute IT-Anwenderkenntnisse, insbesondere sehr gute Excel-Kenntnisse;
  • Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift;
  • Sie haben hohe Einsatzbereitschaft, arbeiten selbständig, kommunizieren sorgfältig und arbeiten gerne in einem kleinen Team und einem großen internationalen Netzwerk.

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum 29. Oktober 2017 an: careers@democracy-reporting.org.

Wir bitten um Verständnis, dass wir nur Kandidaten, die in die engere Auswahl gekommen sind, kontaktieren werden. Sollten Sie zu diesen Kandidaten gehören, melden wir uns spätestens innerhalb einer Woche nach Verstreichen der Bewerbungsfrist bei Ihnen, dies kann jedoch auch schon vor Verstreichen der Bewerbungsfrist passieren.